Como fazer uma sessão de brainstorming funcionar?

Matéria publicado originalmente no Exame.com. Prática comum entre empresas que buscam inovação, o brainstorming muitas vezes é feito incorretamente. Saiba como garantir que a sua sessão dê certo. São Paulo – A técnica do brainstorming, ou “tempestade de ideias”, se popularizou entre asempresas que buscam inovação. Mas o processo de gerar soluções originais em grupo não é tão simples: para que funcione, algumas condições básicas precisam ser observadas. Segundo Gisela Kassoy, especialista em criatividade e inovação, o brainstorming é uma técnica que facilita a geração de ideias aproveitando algumas características do nosso cérebro. Ao contrário do que se poderia pensar, dar atenção às bobagens e investir na quantidade e não na qualidade das ideias são algumas atitudes essenciais para que a dinâmica funcione. A seguir, EXAME.com lista alguns cuidados básicos para fazer um brainstorming de qualidade: 1. Saiba o que é (e para que serve) o brainstorming Todos os participantes precisam entender que o processo vai muito além de “uma listinha de ideias”, segundo Gisela. Na verdade, o brainstorming é uma dinâmica que exige flexibilidade, liberdade e suspensão das censuras. Só compreendendo isso você poderá aproveitar o método – e julgar se ele é realmente pertinente para o projeto em questão. É o caso de Camila Laguzzi, coordenadora da agência de apresentações La Gracia. Ela e sua equipe usam intensamente a técnica para gerir projetos, mas não em todos os casos. “Alguns projetos simplesmente não acomodam esse tipo de dinâmica, e precisamos buscar outros métodos adequados a eles”, explica. 2. Abrace as “bobagens” “Só saímos do clichê quando nos permitimos falar besteiras”, diz Gisela. Isso significa liberdade total para os participantes da reunião. Censurar o outro é proibido. Aquilo que parece, a princípio, uma grande tolice pode ser o caminho para uma ideia original e viável, se bem trabalhada posteriormente. O segredo é não se preocupar e deixar fluir pensamentos aparentemente infantis, absurdos e ridículos. 3. Tenha um tema definido Por mais que a liberdade seja um grande valor a ser preservado durante o brainstorming, é importante que todos os participantes saibam muito bem por que estão ali. “Você precisa estabelecer um problema claro a ser resolvido pelo grupo, que pode ser formulado em uma única pergunta, tópico ou expressão”, diz Gisela. Se o tema for complexo, vale dedicar algum tempo para explicá-lo cuidadosamente a todos. 4. Estabeleça um tempo máximo Outro fator que ajuda a produtividade é estabelecer um limite de tempo. Segundo Gisela, esse é um elemento importante para pressionar o grupo. Se não houver um controle nesse sentido, a sessão pode se estender demais e perder o rumo. “Um brainstorming de qualidade com seis pessoas, que dure apenas de cinco a dez minutos, pode gerar cerca de 200 ideias”, diz Gisela. Se o tempo for livre, esse volume pode transbordar – e dificultar o manuseio das propostas posteriormente. 5. Conte com um facilitador A dinâmica precisa incluir uma pessoa neutra, cujo papel é observar o processo e cuidar do fluxo de ideias. “O facilitador impede que alguém seja censurado ou que uma pessoa se exceda ao tentar vender sua ideia para o grupo”, explica a especialista Gisela Kassoy. Outra função dessa figura é ajudar a equipe a não perder o foco. Se as pessoas começarem inadvertidamente a tratar de outros temas, cabe a ele lembrá-las sobre a pergunta original da dinâmica. 6. Trabalhe num grupo heterogêneo Como o brainstorming é baseado em volume e liberdade de ideias, quanto mais cabeças diferentes estiverem trabalhando juntas, melhor. Segundo Gisela, clientes, fornecedores, usuários finais e outros participantes diversos são bem-vindos. Camila Laguzzi, da La Gracia, confirma a importância da heterogeneidade. “Pela nossa experiência, apimenta muito o processo juntar várias pessoas, homens e mulheres de áreas diferentes, não necessariamente ligadas ao projeto em si”, conta. 7. Esteja à vontade O grupo precisa estar relaxado para funcionar. “De nada adianta chamar um cliente para tornar a discussão mais rica e diversa, mas ficar constrangido em falar dos ‘podres’ da empresa na frente dele”, alerta Gisela. Segundo a especialista, esse é outro papel do facilitador do brainstorming: garantir que o grupo esteja confortável o suficiente para falar o que lhe vem à cabeça, sem filtros. 8. Registre tudo rapidamente Seja numa lousa ou em post-its individuais, é preciso passar as ideias levantadas para o papel. Também nesse aspecto do brainstorming, vale o princípio de que a quantidade é soberana. “O registrador não deve ser a pessoa que escreve ‘bonito’, com letra caprichada e todos os acentos, mas sim quem consegue escrever o mais rápido possível”, aconselha Gisela. Isso porque todas as propostas devem ser registradas, sem exceção. 9. Pense duas vezes antes de fazer um encontro online De acordo com a especialista Gisela Kassoy, embora não seja proibido, fazer um brainstorming à distância, por teleconferência, pode gerar alguns problemas que merecem consideração. Para Camila Laguzzi, da La Gracia, as dinâmicas presenciais são sempre melhores. Se um ou mais participantes participam remotamente, podem surgir distrações, como emails ou telefonemas. “Falta também a empolgação, a energia do brainstorming feito ombro a ombro”, diz. 10. Não discuta todas as propostas levantadas  Brainstormings de qualidade podem gerar centenas de ideias em poucos minutos. “É um equívoco querer discutir cada uma delas em profundidade ao fim do processo”, afirma Gisela. Depois de registradas todas as propostas, vale pedir para as pessoas assinalarem somente aquelas que merecem ser analisadas. Limpando os excessos, otimiza-se o tempo do grupo e pode-se chegar a boas ideias mais rapidamente.