Matéria publicada originalmente no UOL
É hora de apresentar os resultados para a equipe ou diretoria. Mas, depois de dias de esforço e noites em claro, todo o seu trabalho pode ir por água abaixo se a apresentação for mal feita.
“Apesar de fazer parte do dia a dia, apresentação não é aprendida na escola, muito menos na universidade”, afirma Joyce Baena, sócia da La Gracia, empresa especializada em apresentações. “As pessoas não têm o costume de organizar as ideias antes de passar adiante. Elas normalmente pegam dados e jogam, sem dar forma.”
Ela diz que o objetivo deve ser capturar a atenção do ouvinte e comunicar a ideia de maneira clara e direta. Caso contrário, os negócios podem até ficar ameaçados.
“Quem está recebendo a informação não tem coragem de falar que não entendeu. Geralmente, é treinado a parecer inteligente o tempo todo e acha que, ao falar que não entendeu, pode parecer um profissional fraco”, afirma Baena. “[O ouvinte] não entende. Não fala. E vai tomar decisões erradas porque não compreendeu [o que foi apresentado]”.
Por isso, ela listou dicas para uma apresentação eficiente.
1 – Conecte as informações
Ao começar, primeiro explique a função e a principal importância do que está sendo apresentado. Não comece falando de detalhes ou números específicos. “Preciso primeiro criar a conexão entre aquilo que estou falando e aquilo que o ouvinte conhece”, afirma Joyce Baena.
Na sua fala, passe os dados de maneira conectada uns com os outros. O foco devem ser as estratégias a serem tomadas e os objetivos. Os números devem complementar isso.
2 – Enxugue os dados
Ao fazer o slide de PowerPoint, preocupe-se em organizar e juntar os elementos de maneira a facilitar a compreensão de quem está vendo. Não o deixe muito poluído, com dados demais.
“Parece que [ao fazer a apresentação] as pessoas têm a tendência de olhar para o slide e achar que, se deixar um espaço vazio, vão perder dinheiro”, afirma Baena.
3 – Destaque o que é importante
Não copie e cole tabelas e gráficos do Excel direto no slide do PowerPoint. Preocupe-se em tornar os números legíveis e destaque o que é mais importante.
4 – Crie uma unidade visual
Ao pegar slides que recebeu de diversas áreas da empresa para sua apresentação, crie uma unidade visual entre os elementos deles, como títulos e tabelas. Caso contrário, a apresentação vai parecer uma colcha de retalhos, demonstrando falta de cuidado com a informação.
5 – Cuidado com as animações
Não use animações exageradas (como no vídeo acima -clique para ver), sem ter uma função específica. Animação pode ser um ótimo recurso quando usada para apresentar os dados em etapas, criando blocos de pensamento que acompanham o ritmo do que está sendo falado (veja vídeo abaixo).
